Batas W-2: Kapan Pengusaha Mengirim Formulir Pajak dan Apa yang Terjadi Jika Mereka Tidak Melakukannya

Musim pajak membawa tenggat waktu penting yang mempengaruhi jutaan pekerja dan bisnis sekaligus. Setiap tahun, pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 kepada karyawan mereka paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika Anda meninggalkan pekerjaan selama tahun pajak, memahami kapan pemberi kerja mengirim dokumen ini dan kewajiban apa yang mereka miliki sangat penting untuk memastikan pengembalian pajak Anda diajukan dengan benar dan tepat waktu.

Memahami W-2: Informasi Apa yang Dikandungnya

W-2, secara resmi dikenal sebagai Pernyataan Upah dan Pajak, adalah dokumen utama yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan informasi upah dan gaji kepada karyawan dan IRS. Formulir ini merangkum data pajak penting yang muncul di pengembalian pajak penghasilan Anda, sehingga sangat penting untuk pengajuan yang akurat.

W-2 terbagi menjadi lima bagian utama. Pertama, melaporkan total penghasilan Anda, termasuk upah, tips, dan kompensasi lain yang diterima selama tahun pajak. Kedua, mendokumentasikan pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji Anda berdasarkan pilihan pemotongan pajak Anda. Ketiga, menguraikan kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare Anda, memastikan Anda mendapatkan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan. Keempat, bagi mereka yang tinggal di negara bagian atau daerah dengan pajak penghasilan, mencantumkan jumlah pemotongan pajak negara bagian dan lokal. Terakhir, mungkin termasuk potongan dan kontribusi lain, seperti kontribusi rencana pensiun dan premi asuransi kesehatan yang dibayar melalui rencana pengurangan gaji pra-pajak.

Informasi ini penting untuk memastikan pengembalian pajak penghasilan federal dan negara bagian Anda cocok dengan catatan IRS. Jika ada ketidaksesuaian antara pengembalian yang Anda ajukan dan informasi W-2, IRS akan menghubungi Anda untuk menyelesaikan perbedaan tersebut.

Batas Waktu IRS: Persyaratan 31 Januari untuk Pemberi Kerja

Hukum federal menetapkan batas waktu tegas kapan pemberi kerja harus mendistribusikan formulir W-2 kepada semua karyawan. Pemberi kerja wajib mengirimkan dokumen ini paling lambat 31 Januari tahun berikutnya setelah tahun pajak di mana Anda memperoleh penghasilan. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu bergeser ke hari kerja berikutnya.

Kerangka waktu ini memastikan karyawan memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan dokumen dan menyiapkan pengembalian pajak sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April. Untuk tahun pajak 2025, semua formulir W-2 harus diposting atau dikirim secara elektronik kepada karyawan paling lambat 31 Januari 2026.

Batas waktu 31 Januari ini bukan pilihan. Pemberi kerja yang melewatkan tenggat waktu ini atau mengabaikan kewajiban pengajuan mereka sama sekali menghadapi konsekuensi keuangan yang signifikan dari IRS, yang menegakkan kepatuhan melalui struktur denda berlapis.

Tidak Menerima W-2 Anda? Langkah-langkah Memperoleh Dokumen Pajak Anda

Jika Anda belum menerima W-2 Anda pada akhir Februari, segera ambil tindakan untuk menyelesaikan masalah ini sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April. Meskipun pemberi kerja memiliki waktu hingga 31 Januari untuk mengirim formulir ini, pengiriman melalui pos mungkin menyebabkan sedikit keterlambatan.

Hubungi pemberi kerja sebelumnya secara langsung. Hubungi bagian sumber daya manusia atau penggajian dan mintalah W-2 Anda dengan sopan. Pastikan alamat surat atau email Anda saat ini, karena formulir mungkin dikirim ke alamat lama jika Anda pindah setelah meninggalkan pekerjaan. Tanyakan perkiraan tanggal pengiriman.

Periksa akses online. Banyak pemberi kerja sekarang menyediakan formulir W-2 melalui portal online yang aman. Jika pemberi kerja sebelumnya menawarkan opsi ini, Anda mungkin dapat masuk dan mengunduh formulir Anda langsung. Pastikan Anda memiliki kredensial login yang benar.

Hubungi IRS untuk bantuan. Jika pemberi kerja Anda gagal menyediakan W-2 meskipun Anda sudah berusaha, Anda dapat menghubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan nama, alamat, nomor Jaminan Sosial, nomor telepon, informasi kontak pemberi kerja, tanggal kerja, dan perkiraan penghasilan serta pajak penghasilan federal yang dipotong berdasarkan slip gaji terakhir Anda.

Ajukan perpanjangan pajak jika perlu. Jika tenggat waktu 15 April mendekat dan Anda masih belum memiliki W-2, Anda dapat meminta perpanjangan selama enam bulan menggunakan Formulir 4868. Ingat bahwa perpanjangan memberi waktu tambahan untuk mengajukan, tetapi tidak untuk membayar pajak yang terutang. Perkirakan kewajiban pajak Anda menggunakan slip gaji dan bayar sebelum 15 April, meskipun Anda belum mengajukan. Setelah menerima W-2 Anda nanti, Anda dapat mengajukan pengembalian lengkap atau melakukan amandemen jika diperlukan.

Ajukan menggunakan Formulir 4852 sebagai pengganti. Jika Anda tidak bisa menunggu W-2 Anda, Anda dapat mengajukan pengembalian menggunakan Formulir 4852, Pengganti Formulir W-2. Ini memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pajak yang dipotong seakurat mungkin. Perlu diingat bahwa ketidaksesuaian besar antara perkiraan Anda dan W-2 yang sebenarnya mungkin mengharuskan Anda mengajukan amandemen pengembalian nanti.

Denda Pemberi Kerja: Konsekuensi Keuangan dari W-2 yang Terlambat atau Tidak Ada

Pemberi kerja yang gagal memenuhi kewajiban pengajuan W-2 menghadapi denda besar yang dikenakan IRS. Hukum federal menetapkan denda untuk setiap formulir yang terlambat atau tidak diajukan sama sekali, tanpa batas maksimum denda. Struktur denda ini berlaku per formulir, artinya setiap salinan yang dikirim ke IRS dan setiap salinan yang diberikan kepada karyawan dihitung secara terpisah terhadap total denda.

Untuk formulir yang jatuh tempo pada 2024, jadwal denda IRS adalah sebagai berikut: formulir yang terlambat hingga 30 hari dikenai denda $60; formulir yang terlambat antara 31 hari hingga 1 Agustus dikenai denda $120; formulir yang dikirim setelah 1 Agustus atau tidak sama sekali dikenai denda $310; dan formulir yang dikirim dengan sengaja mengabaikan ketentuan dikenai denda $630.

Contoh praktis: jika sebuah bisnis mempekerjakan 10 pekerja dan menunda pengiriman W-2 hingga September, perusahaan menghadapi denda $310 per formulir. Karena setiap karyawan menerima satu formulir dan IRS menerima satu formulir, denda ini secara efektif menjadi $620 per karyawan. Dengan 10 karyawan, total denda mencapai $6.200. IRS juga mengenakan bunga atas denda yang terkumpul, sehingga total kewajiban keuangan pemberi kerja bisa meningkat secara signifikan.

Denda ini mendorong pemberi kerja untuk mematuhi dan mengirim W-2 tepat waktu. Beban keuangan ini mencegah kelalaian dan memastikan karyawan menerima dokumen pajak mereka sesuai jadwal, sehingga mereka dapat memenuhi tenggat waktu pengajuan 15 April tanpa kendala.