Prazo do W-2: Quando os empregadores enviam os formulários fiscais e o que acontece se não o fizerem

A época de declaração de impostos traz um prazo crítico que afeta milhões de trabalhadores e empresas. Todos os anos, os empregadores devem enviar os formulários W-2 aos seus funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte. Se deixou o seu emprego durante o ano fiscal, compreender quando os empregadores enviam estes documentos e quais as obrigações que enfrentam é essencial para garantir que a sua declaração de impostos seja apresentada corretamente e atempadamente.

Compreender o W-2: Que Informação Contém

O W-2, oficialmente conhecido como Declaração de Rendimentos e Impostos, é o documento fundamental que os empregadores usam para reportar informações sobre salários e remunerações aos funcionários e ao IRS. Este formulário consolida dados fiscais essenciais que aparecem na sua declaração de IRS, tornando-se indispensável para uma declaração precisa.

O W-2 divide-se em cinco secções essenciais. Primeiro, reporta o total de rendimentos, incluindo salários, gorjetas e outras compensações recebidas ao longo do ano fiscal. Segundo, documenta o imposto de renda federal retido pelo empregador com base nas suas opções de retenção na fonte. Terceiro, descreve as suas contribuições para a Segurança Social e Medicare, garantindo que recebe o crédito adequado para benefícios futuros. Quarto, para quem vive em estados ou localidades com impostos sobre o rendimento, especifica os montantes retidos de impostos estaduais e locais. Por último, pode incluir outras deduções e contribuições, como contribuições para planos de reforma e prémios de seguro de saúde pagos através de planos de redução salarial pré-impostos.

Estas informações são essenciais para garantir que as suas declarações de IRS federais e estaduais correspondam aos registos do IRS. Se existirem discrepâncias entre a sua declaração apresentada e as informações do W-2, o IRS entrará em contacto consigo para reconciliar as diferenças.

Prazo do IRS: Requisito de 31 de Janeiro para os Empregadores

A lei federal estabelece um prazo firme para que os empregadores distribuam os formulários W-2 a todos os funcionários. Os empregadores são obrigados a enviar estes documentos até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal em que obteve os rendimentos. Se 31 de janeiro cair num fim de semana ou feriado, o prazo é prorrogado para o próximo dia útil.

Este cronograma garante que os funcionários tenham tempo suficiente para reunir documentação e preparar as declarações de impostos antes do prazo de 15 de abril. Para o ano fiscal de 2025, todos os formulários W-2 deveriam ter sido enviados por correio ou eletronicamente aos funcionários até 31 de janeiro de 2026.

O prazo de 31 de janeiro não é opcional. Os empregadores que não cumprirem este prazo ou que ignorem completamente as suas obrigações de apresentação enfrentam consequências financeiras significativas por parte do IRS, que aplica penalizações escalonadas para garantir o cumprimento.

Perdeu o seu W-2? Passos para Recuperar os seus Documentos Fiscais

Se não recebeu o seu W-2 até ao final de fevereiro, agir rapidamente pode resolver o problema antes do prazo de 15 de abril. Embora os empregadores tenham até 31 de janeiro para enviar estes formulários, a entrega por correio pode causar pequenos atrasos.

Contacte diretamente o seu antigo empregador. Contacte o departamento de recursos humanos ou de folha de pagamento e solicite educadamente o seu W-2. Confirme o seu endereço de correio ou email atual, pois os formulários podem ter sido enviados para um endereço antigo, se mudou de casa após deixar o emprego. Pergunte uma data estimada de entrega.

Verifique o acesso online. Muitos empregadores agora disponibilizam os formulários W-2 através de portais seguros online. Se o seu antigo empregador oferecer esta opção, poderá fazer login e descarregar o seu formulário imediatamente. Certifique-se de ter as credenciais corretas.

Contacte o IRS para assistência. Se o seu empregador não fornecer o W-2 apesar dos seus esforços, pode ligar para o IRS pelo número 1-800-829-1040. Tenha à mão o seu nome, endereço, número de Segurança Social, telefone, informações de contacto do empregador, datas de emprego e uma estimativa dos seus rendimentos e imposto de renda retido, com base no seu último recibo de pagamento.

Solicite uma extensão de prazo, se necessário. Se o prazo de 15 de abril estiver próximo e ainda não tiver o seu W-2, pode solicitar uma extensão de seis meses usando o Formulário 4868. Lembre-se de que as extensões dão mais tempo para entregar, mas não para pagar os impostos devidos. Estime o seu imposto usando os recibos de pagamento e pague até 15 de abril, mesmo que ainda não tenha apresentado a declaração. Assim que receber o seu W-2, pode apresentar a declaração completa ou fazer uma retificação, se necessário.

Utilize o Formulário 4852 como substituto. Se não puder esperar pelo seu W-2, pode apresentar a sua declaração usando o Formulário 4852, Substituto do Formulário W-2. Este permite estimar os seus rendimentos e impostos retidos com a maior precisão possível. Esteja atento de que discrepâncias significativas entre a sua estimativa e o W-2 real podem obrigá-lo a retificar a declaração posteriormente.

Penalizações para os Empregadores: Consequências Financeiras de W-2s Atrasados ou em Falta

Os empregadores que não cumprirem os requisitos de apresentação do W-2 enfrentam penalizações substanciais impostas pelo IRS. A lei federal prevê penalizações para cada formulário entregue em atraso ou não entregue, sem limite máximo de penalização. A estrutura de penalizações é por formulário, ou seja, cada cópia enviada ao IRS e cada cópia fornecida aos funcionários conta separadamente para o total de penalizações.

Para os formulários de 2024, a tabela de penalizações do IRS era a seguinte: formulários entregues até 30 dias após o prazo incorriam numa penalização de 60 dólares; formulários entre 31 dias e 1 de agosto tinham uma penalização de 120 dólares; formulários entregues após 1 de agosto ou não entregues resultavam numa penalização de 310 dólares; e formulários entregues com negligência intencional acarretavam uma penalização de 630 dólares.

Por exemplo, se uma empresa emprega 10 trabalhadores e atrasa o envio dos W-2 até setembro, enfrenta uma penalização de 310 dólares por formulário. Como cada funcionário recebe um formulário e o IRS recebe uma cópia, a penalização efetiva duplica para 620 dólares por funcionário. Com 10 funcionários, o total de penalizações chega a 6.200 dólares. Além disso, o IRS cobra juros sobre as penalizações acumuladas, fazendo com que a responsabilidade financeira do empregador aumente consideravelmente.

Estas penalizações incentivam os empregadores a cumprir os prazos e enviar os W-2 atempadamente. O peso financeiro desencoraja negligência e garante que os funcionários recebam os seus documentos fiscais a tempo, permitindo que cumpram o prazo de 15 de abril sem complicações.