A inflação está a subir. Os custos dos contratos de bureau estão a acompanhar

Nos últimos anos, a inflação ultrapassou os 10%, e muitos contratos de escritórios seguiram essa tendência para cima. Para organizações que operam sob termos ligados ao RPI sem limites, isso resultou em aumentos de custos de 30 a 40% ao longo de três anos, apesar de não haver mudança nos volumes.

Isso não é impulsionado pela procura. Está previsto no contrato.

À medida que a inflação aumenta, essas cláusulas aplicam-se automaticamente. Cada aumento anual acumula-se ao anterior, alterando gradualmente a base de custos. Com a volatilidade dos preços do combustível e a pressão geopolítica contínua, espera-se que a inflação estabilize acima das normas históricas, com a maioria das previsões apontando para níveis acima de 3%. Isso redefine as expectativas.

Nos contratos de escritórios, o impacto é direto. Muitos acordos ainda incluem aumentos ligados ao RPI sem limites, o que significa que os custos continuam a subir independentemente das mudanças no uso.

Para organizações com contratos plurianuais, isso cria um efeito composto que só agora está a tornar-se totalmente visível.

A armadilha do contrato RPI

Cláusulas ligadas ao RPI são frequentemente aceitas como padrão na assinatura de contratos.

A atenção costuma concentrar-se nos preços principais, compromissos mínimos e âmbito do serviço. Os termos de inflação recebem menos atenção e são tratados como detalhes de fundo.

Muitos acordos existentes refletem essas suposições.

Os custos aumentam gradualmente, com aumentos anuais aplicados ano após ano. Cada ajuste baseia-se no anterior.

A escala desses aumentos mudou.

Atualmente, observa-se aumentos de 30 a 40% em contratos onde o uso permaneceu estável.

Isso nem sempre é imediatamente visível. Os aumentos são frequentemente atribuídos às condições gerais de preços, em vez de à mecânica do contrato. Os gastos do escritório são frequentemente distribuídos por várias equipas ou orçamentos, dificultando a identificação do motivo.

Quando o efeito total é reconhecido, ele já foi incorporado nos gastos contínuos.

As estruturas contratuais também estão a divergir. Algumas organizações agora operam com limites nos aumentos ou medidas alternativas, como o CPI. Outras continuam com termos ligados ao RPI sem limites.

Onde esses mecanismos permanecem, os custos aumentam mais rapidamente ao longo do tempo, mesmo com uso semelhante. Isso desloca a posição de custo geral para fora do mercado mais amplo.

Por que os custos aumentam sem mudança no uso

Aumentos de custos dessa natureza raramente derivam de mudanças na procura.

1. O primeiro sinal costuma ser a fatura

Para muitas organizações, o problema torna-se visível através do aumento dos gastos.

Os custos totais aumentam ano após ano, apesar de volumes estáveis, composição de produtos inalterada e procura consistente. Em alguns casos, o uso pode até diminuir, enquanto os custos continuam a subir.

Isso é frequentemente atribuído a pressões gerais de preços.

2. O mecanismo está dentro do contrato

Quando existem cláusulas ligadas ao RPI, os aumentos estão incorporados na estrutura de preços. Cada aumento acumula-se, e ao longo do tempo o impacto aparece no total gasto, em vez de nas cobranças individuais.

Não há um evento desencadeador único. Os preços ajustam-se de forma constante, independentemente do uso.

3. Os preços legados agravam o efeito

Isso muitas vezes ocorre junto com preços que não foram revistos.

Contratos são estendidos ou renovados sem uma compreensão clara de como as taxas se comparam ao mercado. A confidencialidade limita a visibilidade, e sem comparação externa, os preços raramente são questionados.

Aplicar inflação a essas taxas base acelera o aumento.

4. A escala amplifica o impacto

Para organizações que operam em grande escala, pequenas diferenças nos preços unitários tornam-se significativas.

Quando essas taxas são aplicadas a volumes elevados e aumentadas anualmente, o efeito acumulado pode alterar substancialmente o total gasto.

5. O reconhecimento costuma chegar tarde

Os aumentos de custos acumulam-se de forma gradual e muitas vezes só atraem atenção quando atingem um nível difícil de absorver.

Até esse momento, já foram aplicados em vários ciclos de faturação e fazem parte da taxa de execução contínua.

O foco costuma estar na procura ou no comportamento do fornecedor, enquanto o principal motor está dentro do contrato.

Implicações para o controlo de custos

À medida que os preços evoluem independentemente da procura, tornam-se menos responsivos às alavancas operacionais.

Com o tempo, isso reduz a visibilidade e torna os custos mais difíceis de prever, explicar e conter.

Renegociar os termos de inflação

Para muitas organizações, a prioridade é recuperar o controlo sem esperar pela renovação do contrato.

Começa por entender como os termos atuais se comparam ao mercado. Sem esse contexto, é difícil avaliar se as cláusulas de inflação continuam adequadas ou se os preços estão fora de linha.

Depois de estabelecer essa posição, as discussões tornam-se mais focadas.

As áreas que impulsionam os custos são:

• como os aumentos anuais são aplicados
• se esses aumentos têm limites
• se o RPI continua a ser adequado

Ajustes direcionados nessas áreas podem alterar significativamente a evolução do custo ao longo do restante período do contrato.

Estes elementos são frequentemente revistos apenas na renovação. Nesse momento, a base de custos já mudou e as possibilidades de correção são reduzidas.

Quando suportado pelo contexto de mercado, os fornecedores envolvem-se em discussões. O foco passa a ser como os termos se comparam a organizações semelhantes.

Cada ciclo de aumentos eleva a linha de base para o próximo. Agir mais cedo limita o impacto acumulado e reduz o esforço necessário para o resolver posteriormente.

Para organizações com grande gasto em dados, tudo se resume ao controlo. Alinhar os termos de inflação com as condições atuais estabiliza os custos e melhora a visibilidade futura.

O que isto significa para os líderes seniores

A fixação de preços ligada ao RPI está a influenciar os custos de formas não antecipadas na assinatura de muitos contratos.

A estrutura do contrato está a moldar os gastos mais do que o uso em si. À medida que os aumentos acumulam ao longo do tempo sem uma ligação clara à atividade, a visibilidade reduz-se e o controlo torna-se mais difícil.

Para os principais responsáveis, isto tem implicações claras:

• a previsão torna-se menos fiável
• os custos são mais difíceis de explicar e desafiar
• o comportamento de preços diverge da procura

Organizações que lidam eficazmente com isso concentram-se em como o preço se comporta dentro dos contratos existentes e agem quando este deixa de refletir as condições atuais.

Normalmente, começa-se por uma comparação com organizações com perfil operacional semelhante.

Sem esse ponto de referência, é difícil determinar se os aumentos de custos estão alinhados com o mercado ou se são impulsionados por termos que permaneceram inalterados.

A questão é muitas vezes abordada apenas pelo preço, em vez da estrutura do contrato. Essa distinção influencia a rapidez com que o custo pode ser controlado.

Para organizações com grande gasto em dados, o impacto financeiro pode ser significativo ao longo da duração de um contrato.

Manter o controlo depende de entender três aspetos: como o custo é estabelecido, como evolui ao longo do tempo e como se compara ao mercado mais amplo.