Крайний срок подачи W-2: когда работодатели отправляют налоговые формы и что происходит, если они этого не сделают

Налоговый сезон приносит важный срок, который влияет на миллионы работников и бизнесы. Каждый год работодатели обязаны отправлять формы W-2 своим сотрудникам до 31 января следующего года. Если вы уволились в течение налогового года, важно знать, когда работодатели отправляют эти документы и какие обязательства у них есть, чтобы правильно и своевременно подать налоговую декларацию.

Понимание формы W-2: какая информация в ней содержится

Форма W-2, официально называемая «Заработная плата и налоговая отчетность», — основной документ, который работодатели используют для сообщения о заработке и налогах сотрудникам и IRS. Эта форма объединяет важные налоговые данные, которые отображаются в вашей налоговой декларации по доходам, что делает её незаменимой для правильной подачи.

Форма W-2 делится на пять основных разделов. Первый — это общий доход, включающий заработную плату, чаевые и другие виды компенсации за налоговый год. Второй — это сумма федерального налога на доход, удержанного работодателем из ваших выплат в соответствии с выбранной вами налоговой ставкой. Третий — взносы в социальное страхование и Medicare, что обеспечивает вам правильный зачет для будущих пособий. Четвертый — для тех, кто проживает в штатах или муниципалитетах с налогами на доход, — указывается сумма налоговых удержаний на уровне штата и местных налогов. Наконец, в форме могут быть указаны другие вычеты и взносы, такие как взносы в пенсионные планы и страховые взносы на здоровье, оплаченные через предналоговые планы сокращения зарплаты.

Эта информация необходима для того, чтобы ваши федеральные и штатные налоговые декларации совпадали с записями IRS. Если есть расхождения между поданной декларацией и данными формы W-2, IRS свяжется с вами для урегулирования разногласий.

Сроки IRS: требование работодателей до 31 января

Закон США устанавливает строгий срок, когда работодатели должны разослать формы W-2 всем сотрудникам. Обязанность отправить эти документы — не позднее 31 января следующего за налоговым годом. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.

Этот график обеспечивает сотрудникам достаточное время для сбора документов и подготовки налоговых деклараций до срока подачи — 15 апреля. Для налогового года 2025 все формы W-2 должны были быть отправлены по почте или электронно до 31 января 2026 года.

Срок 31 января — обязательный. Работодатели, пропустившие этот срок или полностью игнорирующие свои обязательства, сталкиваются с серьезными штрафами со стороны IRS, которая обеспечивает соблюдение правил через многоуровневую систему штрафов.

Не получили W-2? Шаги по восстановлению налоговых документов

Если вы не получили свою форму W-2 к концу февраля, важно действовать быстро, чтобы решить проблему до срока подачи налоговой декларации — 15 апреля. Хотя работодатели имеют время до 31 января, доставка почтой может немного задержать получение.

Обратитесь напрямую к своему бывшему работодателю. Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией и вежливо попросите свою форму W-2. Проверьте актуальный почтовый или электронный адрес, так как форма могла быть отправлена на старый адрес, если вы переехали после увольнения. Уточните предполагаемую дату доставки.

Проверьте онлайн-доступ. Многие работодатели сейчас предоставляют формы W-2 через защищенные онлайн-порталы. Если ваш бывший работодатель предлагает такую возможность, вы можете войти и скачать форму сразу. Убедитесь, что у вас есть правильные учетные данные для входа.

Обратитесь в IRS за помощью. Если работодатель не предоставляет W-2 несмотря на ваши попытки, позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Подготовьте свои данные: имя, адрес, номер социального страхования, номер телефона, контактную информацию работодателя, даты работы и приблизительный доход и сумму удержанных налогов по последней зарплатной ведомости.

Подайте заявление на продление срока подачи. Если приближается срок 15 апреля, а W-2 еще не получена, вы можете запросить продление на шесть месяцев, заполнив форму 4868. Помните, что продление дает больше времени на подачу, но не освобождает от уплаты налогов. Оцените сумму налогов по зарплатным ведомостям и оплатите их до 15 апреля, даже если декларацию еще не подали. После получения формы W-2 вы сможете подать полную декларацию или внести исправления.

Используйте форму 4852 как замену. Если ждать W-2 невозможно, можно подать налоговую декларацию, используя форму 4852 — «Замена формы W-2». Это позволяет примерно оценить доход и удержанные налоги. Учтите, что существенные расхождения между вашей оценкой и фактическими данными W-2 могут потребовать исправления декларации позже.

Штрафы работодателей: финансовые последствия за задержку или отсутствие W-2

Работодатели, не соблюдающие сроки подачи форм W-2, сталкиваются с крупными штрафами со стороны IRS. Закон США предусматривает штрафы за каждую просроченную или неподанную форму, без верхней границы по сумме. Структура штрафов зависит от времени задержки: за формы, отправленные с опозданием до 30 дней, штраф составляет 60 долларов; за формы, отправленные с 31 дня до 1 августа, — 120 долларов; за формы, отправленные после 1 августа или не поданные вовсе, — 310 долларов; за формы, поданные с преднамеренным игнорированием — 630 долларов.

Например, если компания нанимает 10 сотрудников и задерживается с отправкой W-2 до сентября, штраф за каждую форму составит 310 долларов. Поскольку каждый сотрудник получает одну форму, а IRS — одну, штраф за каждую форму удваивается — 620 долларов. Итого за 10 сотрудников штраф составит 6200 долларов. IRS дополнительно начисляет проценты на сумму штрафов, что значительно увеличивает общие расходы работодателя.

Эти штрафы стимулируют работодателей соблюдать сроки и своевременно отправлять W-2. Финансовое давление помогает избегать халатности и обеспечивает получение сотрудниками своих налоговых документов вовремя, что позволяет им без проблем подать декларацию до 15 апреля.