Кінцевий термін W-2: коли роботодавці надсилають податкові форми та що трапляється, якщо вони цього не зроблять

Податковий сезон приносить критичний термін, який впливає на мільйони працівників і бізнесів. Щороку роботодавці зобов’язані надсилати форми W-2 своїм працівникам до 31 січня наступного року. Якщо ви залишили роботу протягом податкового року, важливо розуміти, коли роботодавці надсилають ці документи та які зобов’язання вони мають, щоб ваш податковий звіт був поданий правильно і вчасно.

Розуміння W-2: яка інформація міститься у ньому

W-2, офіційно відомий як Звіт про заробітну плату та податки, є основним документом, який роботодавці використовують для звіту про заробітки та податкову інформацію працівникам і IRS. Ця форма об’єднує важливі податкові дані, що з’являються у вашій декларації з податку на доходи, тому вона є незамінною для точного подання.

W-2 складається з п’яти основних розділів. По-перше, він повідомляє ваші загальні заробітки, включаючи зарплату, чайові та інші виплати, отримані протягом податкового року. По-друге, він документує федеральний податок на доходи, утриманий вашим роботодавцем із вашої зарплати відповідно до обраної вами системи утримань. По-третє, він окреслює ваші внески до Соціального страхування та Медікер, забезпечуючи правильне зарахування для майбутніх виплат. По-четверте, для тих, хто проживає у штатах або місцевостях із податками на доходи, він вказує суми утриманих місцевих і державних податків. Нарешті, у ньому можуть бути інші відрахування та внески, наприклад, внески до пенсійних планів і страхові премії на медичне страхування, сплачені через план зменшення зарплати до оподаткування.

Ця інформація є важливою для того, щоб ваші федеральні та штатні податкові декларації збігалися з даними IRS. Якщо між поданою вами декларацією і інформацією з W-2 виникнуть розбіжності, IRS зв’яжеться з вами для їх узгодження.

Терміни IRS: вимога до роботодавців до 31 січня

Законодавство США встановлює чіткий термін, коли роботодавці повинні розповсюджувати форми W-2 усім працівникам. Вони зобов’язані надіслати ці документи до 31 січня року, що настає за податковим роком, у якому ви отримали дохід. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день.

Цей графік забезпечує працівникам достатньо часу для збирання документів і підготовки податкових декларацій до дедлайну 15 квітня. Для податкового року 2025 всі форми W-2 повинні були бути відправлені поштою або електронно до працівників до 31 січня 2026 року.

Термін 31 січня не є на розсуд роботодавця. Ті, хто пропустять цей термін або ігнорують свої обов’язки щодо подання, можуть зіткнутися з серйозними фінансовими наслідками від IRS, яка забезпечує дотримання правил через систему штрафів із різними рівнями.

Відсутній W-2? Кроки для відновлення податкових документів

Якщо ви не отримали свій W-2 до кінця лютого, швидке реагування може вирішити проблему до дедлайну подання податкової декларації 15 квітня. Хоча роботодавці мають час до 31 січня, щоб надіслати ці форми, доставка поштою може спричинити невеликі затримки.

Зв’яжіться безпосередньо з колишнім роботодавцем. Зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії й ввічливо попросіть ваш W-2. Перевірте актуальну адресу для відправки або електронну пошту, оскільки форми могли бути надіслані на стару адресу, якщо ви переїхали після звільнення. Запитайте приблизну дату доставки.

Перевірте можливість онлайн-доступу. Багато роботодавців тепер надають W-2 через захищені онлайн-портали. Якщо ваш попередній роботодавець пропонує цю опцію, ви можете увійти і одразу завантажити форму. Переконайтеся, що у вас правильні облікові дані для входу.

Зверніться до IRS за допомогою. Якщо роботодавець не надає W-2, незважаючи на ваші зусилля, зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою своє ім’я, адресу, номер соціального страхування, номер телефону, контактну інформацію роботодавця, дати працевлаштування та приблизний дохід і утриманий федеральний податок, виходячи з останнього платіжного листка.

Подайте заявку на подовження терміну подання. Якщо дедлайн 15 квітня наближається і у вас все ще немає W-2, ви можете подати заявку на шести місяців подовження за допомогою форми 4868. Пам’ятайте, що подовження дає додатковий час для подання, але не звільняє від сплати податків. Оцінюйте свою податкову зобов’язання, використовуючи платіжні відомості, і сплачуйте до 15 квітня, навіть якщо ще не подали декларацію. Після отримання W-2 ви зможете подати повну декларацію або внести поправки.

Подайте за допомогою форми 4852 як заміну. Якщо чекати W-2 немає можливості, ви можете подати декларацію, використовуючи форму 4852, Замінник форми W-2. Це дозволяє вам приблизно оцінити свій дохід і утримані податки. Зверніть увагу, що значні розбіжності між вашою оцінкою і фактичним W-2 можуть вимагати внесення поправок пізніше.

Штрафи роботодавців: фінансові наслідки затримки або відсутності W-2

Роботодавці, які не виконують вимоги щодо подання W-2, стикаються з великими штрафами, накладеними IRS. Законодавство США передбачає штрафи за кожну форму, подану з запізненням або не подану взагалі, без верхньої межі штрафу. Структура штрафів залежить від кількості форм і часу їх подання.

Для форм, що були обов’язкові до 2024 року, штрафна ставка становила: 60 доларів за форму, подану з запізненням до 30 днів; 120 доларів — від 31 днів до 1 серпня; 310 доларів — після 1 серпня або якщо форма не подана взагалі; і 630 доларів — за навмисне ігнорування вимог.

Приклад: якщо компанія має 10 працівників і затримується з відправкою W-2 до вересня, штраф за форму становитиме 310 доларів. Оскільки кожен працівник отримує одну форму, а IRS отримує свою копію, штраф подвоюється до 620 доларів за працівника. З 10 працівниками загальний штраф сягне 6200 доларів. Крім того, IRS нараховує відсотки на накопичені штрафи, що значно збільшує фінансову відповідальність роботодавця.

Ці штрафи стимулюють роботодавців дотримуватися правил і своєчасно надсилати W-2. Фінансовий тягар зменшує ймовірність недбалості і гарантує, що працівники отримають свої податкові документи вчасно, щоб без проблем подати декларацію до 15 квітня.