Не отримали свій W-2 від попереднього роботодавця? Ось що робити

Податковий сезон може здаватися важким, особливо коли ви все ще чекаєте на важливі документи. Якщо ви залишили роботу протягом податкового року, ваш попередній роботодавець зобов’язаний законодавчо надіслати вам форму W-2 — але що робити, якщо вона не надійшла? Розуміння ваших прав і термінів отримання цієї форми допоможе вам впевнено підготувати податкову декларацію.

Що таке форма W-2 і чому вона вам потрібна

Форма W-2, офіційно називається «Звіт про заробітну плату та податки», — це основний податковий документ, який роботодавці зобов’язані видавати для кожного працівника, щоб повідомити про заробітки та утримані податки. Це офіційний запис того, скільки ви заробили і які податки були утримані з вашої зарплати протягом року.

У вашій W-2 міститься кілька важливих даних:

• Загальний дохід: ваші зарплати, чайові та інші виплати за податковий рік
• Утриманий федеральний податок: сума, яку роботодавець утримав згідно з вашими виборами у формі W-4
• Внески до соціального страхування і Medicare: суми, утримані для цих програм, щоб ви отримали відповідний кредит
• Місцеві та державні податки: податки з доходу, утримані вашим штатом або місцевістю
• Інші утримання: інформація про внески до пенсійних фондів, страхові премії та додаткові пільги

Роботодавці мають надіслати копії вам і податковій службі IRS. Якщо сума доходу у вашій декларації не співпадає з даними W-2 або ви не подаєте декларацію взагалі, IRS зазвичай зв’яжеться з вами для з’ясування розбіжностей. Отримання W-2 є необхідним для правильного подання декларації.

Коли ваш попередній роботодавець має надіслати W-2

IRS встановила чіткий термін: роботодавці повинні відправити або електронно передати всі форми W-2 до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, дедлайн переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2025 року роботодавці мали час до 31 січня 2026 року, щоб надіслати ці форми працівникам.

Цей дедлайн дає вам кілька тижнів для збору документів перед датою подання податкової декларації — 15 квітня. Якщо роботодавець пропустить цю дату, він може отримати штрафи, а ви — залишитися без важливого документа.

Ваш покроковий гід, як отримати W-2 від колишнього роботодавця

Якщо ви не отримали W-2 на початку лютого, діяти потрібно негайно. Пошта може затриматися, але є кілька способів знайти вашу відсутню форму.

Почніть із прямого контакту. Зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії вашого колишнього роботодавця — вони відповідають за видачу W-2. Будьте ввічливі, але конкретні: підтвердіть свою актуальну адресу або електронну пошту і запитайте орієнтовний термін доставки. Якщо ви переїхали після звільнення, можливо, форма була надіслана на стару адресу. Попросіть їх повторно надіслати її на вашу поточну адресу.

Перевірте онлайн-доступ. Багато роботодавців тепер пропонують безпечні онлайн-портали, де можна завантажити W-2 у електронному вигляді. Увійдіть у свій обліковий запис, якщо ще маєте доступ, і одразу отримайте форму. Це часто найшвидший спосіб.

Зверніться до IRS, якщо роботодавець не реагує. Телефонуйте за номером 1-800-829-1040 і поясніть ситуацію. Майте під рукою:

• Повне ім’я, адресу, номер соціального страхування і телефон
• Назву, адресу і телефон вашого колишнього роботодавця
• Дати роботи
• Оцінку доходу і утриманого федерального податку за останнім розрахунковим листком

IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем від вашого імені, щоб запитати відсутню форму.

Якщо до 15 квітня не отримано, у вас є два резервних варіанти:

Запитати продовження терміну подання. Використайте форму 4868 для подання заявки на шести місяців відстрочки. Однак це лише відтерміновує подання декларації — не сплату податків. Вам потрібно буде оцінити свої податкові зобов’язання за допомогою розрахункових листків і сплатити належну суму до 15 квітня. Після цього ви можете запросити Витяг про доходи та утримання з IRS, але він може прийти лише до червня або липня.

Подати декларацію за допомогою форми 4852. Це замінююча форма W-2, яка дозволяє вам приблизно оцінити свій дохід і утримані податки на основі доступних документів. Зверніть увагу, що якщо пізніше ви отримаєте справжню W-2 і вона суттєво відрізнятиметься, можливо, доведеться подавати уточнену декларацію. Рекомендується працювати з податковим фахівцем для забезпечення точності.

Наслідки, якщо роботодавці не видають W-2

Роботодавці, які ігнорують свої обов’язки або надсилають форми з запізненням, ризикують серйозними штрафами IRS. Закон передбачає штрафи за кожну несвоєчасну подачу форми і за кожну копію, яку не надали працівнику — без верхньої межі загальних штрафів.

Для 2026 року структура штрафів така:

• До 30 днів після дедлайну: $60 за форму
• Від 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або не подано взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Наприклад, компанія з 10 працівниками, яка подає W-2 у вересні, заплатить штраф у $310 за кожну форму. Оскільки кожна W-2 йде до IRS і працівника, це $620 за працівника — всього $6 200 для 10 працівників. IRS також нараховує відсотки на штрафи, що робить суму ще більшою.

Ці значні штрафи створені для того, щоб змусити роботодавців серйозно ставитися до обов’язку видавати W-2. Коли ваш попередній роботодавець виконує цей термін, виграють усі — особливо ви, адже зможете вчасно подати декларацію і отримати повернення.

Якщо ви не можете знайти свою W-2 від попереднього роботодавця, пам’ятайте, що у вас є варіанти. Починайте з прямого контакту і, за потреби, залучайте IRS, щоб отримати необхідні документи для правильного подання.